A administração de um condomínio envolve a gestão de diversos documentos, que devem ser mantidos organizados e acessíveis para consultas e auditorias.
Neste artigo, você aprenderá quais são os principais documentos que o síndico deve arquivar e como organizá-los corretamente.
1. Quais documentos são essenciais para a gestão do condomínio?
✔ Documentos jurídicos: Convenção do condomínio, regimento interno, atas de assembleias.
✔ Financeiros e contábeis: Balancetes mensais, notas fiscais, folha de pagamento.
✔ Manutenção e segurança: Laudos de vistoria, contratos de prestação de serviços, seguros.
✔ Cadastro de moradores e funcionários: Registros atualizados para controle interno.
2. Como organizar os documentos do condomínio?
1. Digitalizar os documentos importantes
- Utilize plataformas de armazenamento na nuvem para fácil acesso.
2. Criar categorias de arquivamento
- Separe documentos por tipo: jurídico, financeiro, administrativo.
3. Definir prazos de arquivamento
- Documentos fiscais devem ser mantidos por pelo menos 5 anos.
- Atas de assembleia e documentos legais devem ser guardados permanentemente.
Organização documental facilita a gestão e evita problemas jurídicos
Manter os documentos organizados garante mais eficiência para o síndico e facilita consultas e auditorias sempre que necessário.